ワード:差し込み印刷を使って宛名ラベルを作る

Mac(マック)
一番左上のラベルだけは<>という文字がありません。ここに基本となるレイアウトを作成します。通常の文書と同様の文字入力と、差し込みフィールドを挿入して作っていきます。
スポンサーリンク

 

暑中見舞いや年賀状など、はがきを印刷するときに使うワードの「差し込み印刷」機能。はがきや封筒などは1枚の用紙に1件の住所データなので、わりとわかりやすいのですが、会社などでDMに使用する宛名ラベルシールの印刷は、1枚の用紙に宛名データがいくつも並びます。

今回はそういった宛名ラベルの差し込み文書を作成してみます。

差し込み印刷ですので、住所録などのExcelデータはあらかじめ作成しておかなければいけません。また、宛名ラベル用のタックシールは事前に購入して、製品番号を知っておく必要があります。

「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」ボタンをクリックし、「差し込み印刷ウィザード」を選択します。

「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」ボタンをクリックし、「差し込み印刷ウィザード」を選択します。

今回はラベル印刷をおこないますので、「ラベル」を選択し、次に進みます。

今回はラベル印刷をおこないますので、「ラベル」を選択し、次に進みます。

現在開いている文書をそのまま利用しますので、次に進みます。

現在開いている文書をそのまま利用しますので、次に進みます。

使用するラベル用紙を選択します。用紙は製造元と製品番号で選びます。

使用するラベル用紙を選択します。用紙は製造元と製品番号で選びます。

選択したラベル用紙にあわせたテンプレートが表示され、差し込みに使用するリストを指定します。

選択したラベル用紙にあわせたテンプレートが表示され、差し込みに使用するリストを指定します。

ファイル選択のダイアログが表示されますので、目的のリストがあるExcelファイルを開きます。

ファイル選択のダイアログが表示されますので、目的のリストがあるExcelファイルを開きます。

開いたExcelファイルに複数のシートが存在する場合は、どのシートのデータを使用するかを選択します。

開いたExcelファイルに複数のシートが存在する場合は、どのシートのデータを使用するかを選択します。

指定したシートのデータがプレビューされます。ここでデータを編集することもできます。編集の必要がなければ、OKボタンをクリックして進みます。

指定したシートのデータがプレビューされます。ここでデータを編集することもできます。編集の必要がなければ、OKボタンをクリックして進みます。

データを確認し終わると、先ほどのテンプレートに>という文字列がたくさん現れます。これはデータを順次表示するのに必要な命令文ですので、消してはいけません。

データを確認し終わると、先ほどのテンプレートに<>という文字列がたくさん現れます。これはデータを順次表示するのに必要な命令文ですので、消してはいけません。

一番左上のラベルだけは>という文字がありません。ここに基本となるレイアウトを作成します。通常の文書と同様の文字入力と、差し込みフィールドを挿入して作っていきます。

一番左上のラベルだけは<>という文字がありません。ここに基本となるレイアウトを作成します。通常の文書と同様の文字入力と、差し込みフィールドを挿入して作っていきます。

差し込みフィールドは、カーソル位置に挿入されます。適切なデータ項目を選択して挿入ボタンをクリックします。連続して挿入できるようになっていますので、必要なものをすべて挿入して、あとからレイアウトを整えるか、ひとつずつ挿入するならば、挿入のたびにダイアログを閉じます。

差し込みフィールドは、カーソル位置に挿入されます。適切なデータ項目を選択して挿入ボタンをクリックします。連続して挿入できるようになっていますので、必要なものをすべて挿入して、あとからレイアウトを整えるか、ひとつずつ挿入するならば、挿入のたびにダイアログを閉じます。

文字列を中央揃えにしたり、文字サイズを大きくしたり、フォントを変更するといったことも、通常通りおこなうことができます。

文字列を中央揃えにしたり、文字サイズを大きくしたり、フォントを変更するといったことも、通常通りおこなうことができます。

編集時は差し込みフィールド名が表示されていますが、「差し込み文書」タブの「結果のプレビュー」ボタンをクリックすると、指定したリストのデータを表示させることができます。もう一度ボタンをクリックすると、元のフィールド名表示に戻ります。レイアウトが確認できたら、右側の「すべてのラベルの更新」ボタンをクリックすると、左上のラベルで作成したレイアウトが、すべてのラベルに適用されます。

編集時は差し込みフィールド名が表示されていますが、「差し込み文書」タブの「結果のプレビュー」ボタンをクリックすると、指定したリストのデータを表示させることができます。もう一度ボタンをクリックすると、元のフィールド名表示に戻ります。レイアウトが確認できたら、右側の「すべてのラベルの更新」ボタンをクリックすると、左上のラベルで作成したレイアウトが、すべてのラベルに適用されます。

「すべてのラベルの更新」ボタンを押した状態です。表示はフィールド名表示に戻してあります。>はついたままで、フィールド名の表示などがずれていますが、データを流し込めばレイアウトした通りの表示になります。 確認したら、右下の「ラベルのプレビュー表示」という部分をクリックします。

「すべてのラベルの更新」ボタンを押した状態です。表示はフィールド名表示に戻してあります。<>はついたままで、フィールド名の表示などがずれていますが、データを流し込めばレイアウトした通りの表示になります。
確認したら、右下の「ラベルのプレビュー表示」という部分をクリックします。

ラベルのプレビュー表示。 データがない部分は、レイアウト時に入力した文字だけ表示されている。 右下、「差し込み印刷の完了」をクリックして進みます。

ラベルのプレビュー表示。
データがない部分は、レイアウト時に入力した文字だけ表示されている。
右下、「差し込み印刷の完了」をクリックして進みます。

右側の「印刷」をクリックすると印刷するデータを指定できます。

右側の「印刷」をクリックすると印刷するデータを指定できます。

こうして作成した文書は、名前を付けて保存しておけば、次回このファイルを開くときに、データの読み込みをおこなう旨の確認ダイアログボックスが表示され、その時点のExcelデータが読み込まれますので、Excel内のデータを更新しても、宛名ラベル印刷用のファイルとして使用できます。

 

コメント

タイトルとURLをコピーしました