暑中見舞いや年賀状など、はがきを印刷するときに使うワードの「差し込み印刷」機能。はがきや封筒などは1枚の用紙に1件の住所データなので、わりとわかりやすいのですが、会社などでDMに使用する宛名ラベルシールの印刷は、1枚の用紙に宛名データがいくつも並びます。
今回はそういった宛名ラベルの差し込み文書を作成してみます。
差し込み印刷ですので、住所録などのExcelデータはあらかじめ作成しておかなければいけません。また、宛名ラベル用のタックシールは事前に購入して、製品番号を知っておく必要があります。

差し込みフィールドは、カーソル位置に挿入されます。適切なデータ項目を選択して挿入ボタンをクリックします。連続して挿入できるようになっていますので、必要なものをすべて挿入して、あとからレイアウトを整えるか、ひとつずつ挿入するならば、挿入のたびにダイアログを閉じます。

編集時は差し込みフィールド名が表示されていますが、「差し込み文書」タブの「結果のプレビュー」ボタンをクリックすると、指定したリストのデータを表示させることができます。もう一度ボタンをクリックすると、元のフィールド名表示に戻ります。レイアウトが確認できたら、右側の「すべてのラベルの更新」ボタンをクリックすると、左上のラベルで作成したレイアウトが、すべてのラベルに適用されます。

「すべてのラベルの更新」ボタンを押した状態です。表示はフィールド名表示に戻してあります。<
確認したら、右下の「ラベルのプレビュー表示」という部分をクリックします。
こうして作成した文書は、名前を付けて保存しておけば、次回このファイルを開くときに、データの読み込みをおこなう旨の確認ダイアログボックスが表示され、その時点のExcelデータが読み込まれますので、Excel内のデータを更新しても、宛名ラベル印刷用のファイルとして使用できます。
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